会社の鍵を紛失した時にやるべきこと！責任範囲や弁償についても解説

落とした可能性のある場所を探す

会社の鍵を紛失したら、まず最初に落とした可能性のある場所を丁寧に確認しましょう。

移動ルートを最初から振り返り、通勤経路・立ち寄った場所・会社内のデスク周りなど、鍵を取り出した可能性のある場所を一つずつ確認します。

カバンやポケットの中はもちろん、使用しているバッグの小さな仕切りまで探し、普段鍵を入れない場所も念入りにチェックしてください。

また、店舗や公共交通機関を利用していた場合は、利用先に問い合わせをして落し物として届いていないかを確認することも効果的です。

会社の上司に報告する

鍵を紛失したことが判明したら、できるだけ早く直属の上司へ報告することが必須です。

鍵が会社の資産である以上、個人の判断で黙っていると重大なトラブルや責任問題へ発展する恐れがあります。

報告する際は「いつ紛失に気づいたのか」「どこで紛失した可能性があるのか」「現時点で実施した探索内容」などを整理して伝えると、上司も状況を把握しやすくなります。

報告が遅れると、隠蔽とみなされる可能性もあり、社内での信用を損ねることにもつながりかねませんので、後のトラブル回避のためにもすぐに報告しましょう。

警察に遺失物届を出す

会社の鍵を紛失した場合、紛失物が第三者によって悪用されるリスクを防ぐためにも、警察への遺失物届は必ず提出しましょう。

遺失物届の提出には費用がかからず、最寄りの警察署や交番で簡単に手続きできます。届出をしておくことで、もし後日鍵が拾得物として届けられた場合、警察から連絡を受け取ることができます。

また、会社によっては紛失の事実を証明するために遺失物届の受理番号が必要となるケースもあります。

鍵を悪用した侵入や盗難が発生した際にも、届出がリスク管理の証明として有効になる場合があるため、必ず提出するようにしましょう。

会社から処分はある？

会社の鍵を紛失した場合でも、基本的には故意や重大な過失が認められない限り、懲戒処分につながることはほとんどありません。

多くの企業では、紛失は業務上のミスとして扱われ、上司からの注意や始末書の提出で済むケースが一般的です。

ただし、顧客情報や重要設備へのアクセス権を持つ鍵を紛失した場合、会社の損害リスクが大きくなるため、より厳しい対応になることもあります。

また、紛失したにもかかわらず隠していた場合や報告を怠った場合は、信頼性の低下によって処分が重くなる可能性があります。

弁償が必要になるケース・ならないケース

弁償の有無は、従業員に過失があったかどうかが判断基準となります。一般的に通常の使用中に起きた紛失であれば、会社が負担するケースが多く、個人の弁償は求められません。

しかし、明らかな不注意や業務に関係のない状況での紛失、ルール違反があった場合は、一定の負担を求められる可能性があります。

とはいえ、従業員に全額弁償させることは法律的にも問題があり、多くの企業が「一部負担」または「会社全額負担」という判断をしています。

まずは会社の就業規則を確認し、上司や管理部門と相談することが大切です。

鍵交換をする

会社の鍵を紛失したとき、最も重要なのはできるだけ早く鍵を交換することです。鍵が第三者の手に渡っている可能性をゼロにできない以上、放置するほど盗難や情報流出のリスクが高まります。

特に会社の出入口や重要書類の収納スペース、倉庫などに使われている鍵であれば、被害が大きくなる可能性もあります。

鍵交換は管理側の判断となることが多いですが、社員が紛失した場合であっても会社は防犯を最優先に動く必要があります。

合鍵が残っている場合でも交換した方がいい

合鍵が手元に残っている場合でも、紛失した鍵を悪用されるリスクは消えません。鍵は見ず知らずの第三者に拾われる可能性もあり、その人物が会社の所在地を把握すると侵入リスクが一気に高まります。

特に会社の鍵は住所情報と結びつきやすい点が個人宅より危険です。キーホルダーやストラップに社名やロゴがついていた場合は、確実に鍵交換を行うべきです。

また、鍵が古く劣化している場合は、紛失を機に耐久性の高い新しい鍵へ交換するのも一つの判断です。

会社の安全性を確保するという意味でも、管理上も心理的にも、紛失した鍵への不安を完全に断ち切るため、合鍵が手元に残っていたとしても交換が推奨されます。

鍵交換業者の選定については下記記事を参考に進めてみてください。

鍵を紛失しないための対策をとる

会社の鍵紛失は、個人のうっかりミスだけでなく、管理体制そのものに原因が潜んでいる場合もあります。

ここでは、具体的な対策として管理ルールの整備や保管場所の改善など、実践しやすい方法を詳しく紹介します。

鍵管理のルールを明確化する

鍵を紛失する背景には、鍵の管理ルールが曖昧というケースが非常に多く見られます。これを防ぐには、誰が・いつ・どの鍵を使ったのかを必ず記録する仕組みを作ることが重要です。

例えば、鍵の使用前後の署名制度を導入することで責任範囲が明確になります。また、鍵の貸し借りを自由にさせず、使用者を限定することも効果的です。

鍵の本数も必要以上に増やさず、オフィス内で管理する本数を明確にしておくと、紛失のリスクを減らせます。

さらに、新入社員やアルバイトにも管理ルールを徹底し、会社全体で統一した運用をすることが安全管理の基本となります。

キーボックスやデジタルキーの導入

従来の物理的な鍵は紛失リスクが高く、管理も複雑になりがちです。そのため、キーボックスの設置やデジタルキーの導入は再発防止に非常に有効です。

キーボックスであれば、鍵そのものをオフィスから持ち出さず、利用者が番号入力やカード認証で必要な時だけアクセスできるようになります。

さらに、セキュリティログも残るタイプなら、誰が使用したかが明確になります。

また、デジタルキーやスマートロックに切り替えると、物理キーの紛失問題がそもそも発生しません。

暗証番号・ICカード・スマホアプリでの解錠が可能になり、万が一問題が起きても番号やカードを変更するだけで対応できます。

デジタルキー（電子錠）については以下記事で解説しています。併せてご覧ください。

鍵の持ち歩き方・保管方法を見直す

鍵の紛失は、日常の小さな習慣の積み重ねで防ぐことができます。

まず、ポケットに鍵をそのまま入れて持ち歩く習慣は避け、鍵専用のキーホルダーやストラップ、ケースを利用することで紛失リスクを減らせます。

また、カバンの中に複数のポケットがある場合は、鍵専用の場所を決めるのが有効です。鍵の場所が一定であれば、取り出し忘れや紛失に気づくのも早くなります。

さらに、鍵の保管場所は誰でも簡単に触れられるところに置かないことも重要です。自宅や会社での置きっぱなしは禁物で、使用しないときは必ず決められた場所に収納することを徹底しましょう。

会社の鍵を紛失したら即クビになる？

会社の鍵を紛失したからといって、すぐに解雇になるケースは極めて稀です。通常の企業では、紛失した状況や従業員の過失の度合い、過去のトラブル履歴などを踏まえて判断されます。

鍵の紛失は重大なミスに分類されることはありますが、よほど悪質な隠蔽や故意がない限り「即クビ」という処分にはなりません。

従業員への処分は「口頭注意」「始末書の提出」「一時的な給与控除」などが多く、解雇よりも軽い措置で済むことがほとんどです。

重要なのは、紛失に気づいた段階ですぐに上司へ報告し、正しい対応をとることです。

紛失した鍵が後日見つかった場合はどうする？

紛失した鍵が見つかったとしても、安全面を考えると鍵交換の判断は変わりません。

一度どこかに落とした鍵は、第三者に拾われて複製された可能性を完全に否定できないため、ほとんどの企業では、見つかったから元の鍵をそのまま使うという選択は避けられます。

特に会社の鍵は、オフィス・倉庫・機密書類がある部屋など、防犯上のリスクが大きい場所に使用されることが多いため、より慎重な対応が求められます。

すでに交換済みであれば、見つかった鍵は破棄または回収して管理します。見つかったからといって元の状態に戻してよいわけではなく、鍵交換の判断は防犯リスクを最優先に考える必要があります。

スマートロックや電子錠でも紛失したら交換が必要？

スマートロックや電子錠の場合も、キーホルダー型の電子キーやカードキーを紛失した場合は原則として、無効化または再設定が必要になります。

アナログの金属キーと異なり、電子キーは管理システムでIDを削除できる場合が多く、完全な交換をしなくても対応できることがメリットです。

しかし、モデルによっては本体の再設定や部品交換が必要になるケースもあるため、鍵メーカーや鍵業者へ確認する必要があります。

また、アプリ連携型のスマートロックを利用している場合は、紛失したスマホのアプリ権限をすぐに停止させることが重要です。

使っている鍵の種類によって必要な対応は異なるため、紛失時には必ず専門業者に確認することが安全性の確保につながります。

社員が費用を払うのが妥当なケースとは？

会社の鍵交換費用を誰が負担するかは、鍵紛失の原因や状況によって異なります。一般的には、故意・重大な過失・ルール違反があった場合に限り、社員側の負担が求められるケースがあります。

例えば、「鍵の持ち出し禁止のルールが明確にあったのに違反した」「酒に酔った状態で鍵を紛失した」「繰り返し同じミスをしている」などは、従業員の責任が重いと判断される可能性が高いです。

一方で、通常の管理下で偶発的に紛失した場合や、会社の管理体制が曖昧だった場合は、会社側が負担するのが一般的です。

労働基準法では、従業員へ不当に高額な弁償を押しつけることは禁止されています。実際には「会社と折半」「会社全額負担」が多く、全額を個人に請求されるケースは少数です。

負担するかどうかは、状況・規定・会社判断によって変わるため、まずは上司へ冷静に相談することが大切です。